WebisoftTenderOS
Automatisation de la production de soumissions et de propositions
TenderOS accélère la production de vos soumissions et propositions techniques. L'outil génère une première version structurée à partir de vos documents gagnants, de vos descriptions de services et de vos données clients, puis laisse votre équipe réviser et approuver avant l'envoi.
À l'attention de Jean Paré — préparé par Phil Therien, Webisoft
Contexte
Chemco produit régulièrement des propositions et des soumissions techniques. Ce type de document demande de la précision, un rappel constant des projets déjà livrés et beaucoup de travail manuel de mise en forme. C'est exactement le point que Jean a identifié comme prioritaire lors de notre rencontre : accélérer la production des soumissions pour raccourcir les cycles de vente sans sacrifier la qualité.
TenderOS répond directement à ce besoin. L'outil génère une première version structurée de vos soumissions à partir de vos propres documents gagnants, de vos descriptions de services et de vos données clients, puis laisse votre équipe réviser et approuver avant l'envoi. L'objectif est de faire passer la production d'une soumission de plusieurs jours à quelques heures.
Objectif
Faire passer la production d'une soumission de plusieurs jours à quelques heures, sans sacrifier la qualité.
Principes directeurs
Vos données restent vos données
TenderOS s'exécute avec des accès contrôlés et des flux de données sécurisés. Rien n'est partagé à l'extérieur de votre environnement et rien n'entraîne un modèle public.
L'outil s'entraîne sur votre propre matériel
Contrairement aux outils génériques, TenderOS apprend à partir de vos soumissions passées, de votre catalogue de services et de votre langage technique. Les documents produits reflètent votre façon d'écrire, pas un gabarit standard.
Une plateforme web autonome
TenderOS est livré comme une plateforme web indépendante, accessible par navigateur, sans dépendance à vos autres systèmes. Des intégrations à vos outils existants, par exemple Microsoft Teams ou un ERP, restent possibles en option si vous en exprimez le besoin plus tard.
Un humain valide toujours
Chaque proposition passe par une étape de révision et d'approbation avant l'envoi. TenderOS produit le premier jet, votre équipe garde le contrôle final.
Ce que TenderOS produit concrètement
La solution en pratique
À partir d'un nouvel appel d'offres ou d'une nouvelle opportunité, TenderOS assemble une proposition structurée en s'appuyant sur votre historique de soumissions et vos données de service.
Première version complète et adaptée
Rédige une première version complète et adaptée au contexte du client, avec les sections techniques, les descriptions de services et les références de projets pertinentes.
Moins d'édition manuelle
Réduit le temps d'édition manuelle en reprenant vos formulations et votre structure habituelles.
Suivi centralisé
Centralise le statut des propositions pour que l'équipe de vente sache où chaque dossier est rendu.
Cohérence garantie
Maintient la cohérence d'une soumission à l'autre, peu importe qui la rédige.
Déploiement par phases
Approche d'implémentation
Le processus commence par un atelier initial et une revue de vos données. Cette étape permet d'évaluer la complexité et de confirmer le montant total d'implémentation. Le déploiement se fait ensuite par phases sur quelques semaines.
Atelier initial et revue des données
Nous examinons vos documents, vos gabarits et vos données de référence pour évaluer la complexité et confirmer la portée. C'est à cette étape que le montant total d'implémentation est confirmé.
Mise en service et entraînement
Nous connectons TenderOS à vos sources de documents et l'entraînons sur vos soumissions passées et votre catalogue de services. Cette étape établit la base de connaissances propre à Chemco.
Pilote
Un groupe restreint d'utilisateurs travaille avec l'outil sur des soumissions réelles. Nous ajustons les résultats en fonction de vos retours et validons la qualité des documents produits.
Déploiement complet
Une fois le pilote validé, nous étendons l'accès à l'ensemble de l'équipe concernée et mettons en place le suivi de performance.
Vos données restent sous votre contrôle
Sécurité et confidentialité
Ce point est central pour une entreprise qui manipule des données techniques et clients sensibles. TenderOS fonctionne comme une plateforme autonome, avec des accès contrôlés par utilisateur et des flux de données sécurisés.
La validation des données est automatisée pour détecter rapidement les anomalies. Les documents et les données d'entraînement demeurent dans votre périmètre et ne servent jamais à alimenter un modèle partagé avec d'autres organisations.
Les exigences précises de sécurité et d'hébergement seront confirmées avec Malika lors de la rencontre technique de suivi.
Accès contrôlés
Authentification par utilisateur et permissions adaptées.
Flux sécurisés
Transferts chiffrés et traçabilité des accès.
Validation automatisée
Détection rapide des anomalies dans les données.
Toutes les valeurs en CAD
Tarification
Toutes les valeurs sont en dollars canadiens.
Implémentation et mise en service
4 500 $ à 7 500 $
Facturé une seule fois. Le montant final dépend de la complexité de vos données et de la mise en place. Il sera évalué et confirmé lors de l'atelier initial.
Abonnement mensuel
750 $ à 1 000 $
Par mois. Le niveau dépend de la complexité des données et de l'entretien requis, non du nombre d'utilisateurs ou du volume de soumissions. L'abonnement couvre l'hébergement, les mises à jour et le support courant.
Coûts des modèles tiers
Selon usage
L'utilisation des modèles d'intelligence artificielle tiers, soit les crédits d'API, n'est pas incluse dans les montants ci-dessus. Ces coûts sont suivis séparément et facturés à part, selon l'usage réel.
Une facturation annuelle est disponible si vous préférez un engagement sur douze mois.
Processus simple en trois étapes
Modalités de paiement
Dépôt de 2 500 $ pour lancer le processus.
Atelier et revue des données.
Confirmation du montant total d'implémentation et démarrage de l'implémentation.
Le dépôt de 2 500 $ est appliqué au montant total d'implémentation.
Partenaire d'implémentation et de support
Modèle d'engagement
Webisoft agit comme partenaire d'implémentation et de support continu. L'équipe est entièrement basée au Canada.
Nous prenons en charge la mise en service, l'entraînement du modèle sur vos données et l'accompagnement de votre équipe, puis nous assurons le support et les mises à jour dans le cadre de l'abonnement mensuel.
Mise en service
Entraînement sur vos données
Accompagnement de l'équipe
Support et mises à jour
Prochaines étapes
Trois actions pour faire avancer ce dossier.
Rencontre de suivi
Avec Jean et Malika Bendouz, pour valider la portée, répondre aux questions techniques et aux exigences de sécurité et d'hébergement.
Entente de confidentialité
Nous pouvons fournir une NDA prête à signer rapidement si vous souhaitez échanger des documents avant de poursuivre.
Dépôt et atelier initial
Une fois la décision prise, le dépôt de 2 500 $ lance le processus. L'atelier et la revue des données permettent de confirmer le montant total d'implémentation, puis nous démarrons la mise en service.
Je reste disponible pour toute question d'ici la rencontre.
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